Jak przenieść się do innej przychodni przez internet?

Zmiana przychodni to naturalny proces – niezależnie od tego, czy wybierasz innego lekarza, przenosisz się w inne miejsce, czy szukasz lepszej opieki. Kluczowym elementem jest przeniesienie dokumentacji medycznej, do czego masz pełne prawo. Zgodnie z RODO, każdy pacjent ma prawo do swobodnego dysponowania swoimi danymi medycznymi. Poniższy poradnik wyjaśnia, jakie masz możliwości i jak bezpiecznie przeprowadzić tę procedurę.

Twoje prawa jako pacjenta

Przysługują Ci m.in. następujące uprawnienia:

• Prawo do formy udostępnienia – decydujesz, czy sam odbierzesz dokumentację, czy zostanie ona bezpośrednio przesłana do innej placówki;
• Prawo dostępu – przychodnia musi udostępnić wszystkie Twoje dane osobowe, w tym pełną dokumentację medyczną;
• Prawo do bezpiecznego przeniesienia – dane powinny być przygotowane w ustrukturyzowanym, czytelnym formacie (np. PDF, XML), z zachowaniem zasad bezpieczeństwa;
• Obowiązki placówki – brak realizacji obowiązku udostępnienia dokumentacji może skutkować dotkliwymi sankcjami finansowymi (nawet do 20 mln euro).

Krok 1 – wybierz nową przychodnię

Zanim złożysz wniosek o przeniesienie danych, wybierz placówkę, która spełnia Twoje oczekiwania. Upewnij się, że:

• placówka znajduje się w dostępnej dla Ciebie lokalizacji,
• oferuje odpowiednie specjalizacje,
• współpracuje z Twoim ubezpieczeniem (NFZ lub ubezpieczenie prywatne),
• dysponuje systemem informatycznym do odbioru danych w elektronicznym formacie.

Krok 2 – złóż formalny wniosek w starej przychodni

Gdzie i jak złożyć wniosek

Wniosek o udostępnienie dokumentacji złóż w dotychczasowej przychodni. Możesz:

• zjawić się osobiście w punkcie przyjęć lub sekretariacie,
• wysłać pismo pocztą tradycyjną lub elektroniczną (jeśli placówka publikuje adres e‑mail),
• skorzystać z formularza na stronie internetowej przychodni (jeśli jest dostępny).

Zawartość wniosku

Wniosek powinien zawierać:

• imię, nazwisko i PESEL,
• numer ubezpieczenia lub numer pacjenta w systemie przychodni,
• wyraźne sformułowanie (przykład poniżej),
• informację, czy dokumentacja ma być wysłana bezpośrednio do nowej placówki, czy chcesz ją odebrać osobiście,
• jeśli wskazujesz nową placówkę – jej pełne dane (nazwa, adres, kontakt),
• datę i podpis.

Przykładowa treść prośby do umieszczenia we wniosku:

Proszę o udostępnienie wszystkich moich danych osobowych i dokumentacji medycznej.

Krok 3 – określ formę przekazania danych

Wariant A: bezpośrednie przesłanie do nowej placówki

Wskazujesz nową przychodnię jako odbiorcę danych. Stara placówka wysyła dokumentację bezpośrednio do nowej. To wariant szybszy i bezpieczniejszy, ponieważ dane nie przechodzą przez Twoje ręce.

Wariant B: odbiór osobisty

Przychodnia przygotowuje dane w formacie PDF, XML lub CSV i wydaje je na nośniku (pendrive, płyta CD) lub w formie pliku do pobrania. Następnie sam przekazujesz dokumentację do nowej placówki.

Prawo do wyboru wariantu jest w 100% Twoje. Jeśli pracownik przychodni stawia opór, powołaj się na RODO i prawo pacjenta do swobodnego dysponowania danymi.

Krok 4 – oczekiwanie na przekazanie danych

Standardowy czas realizacji

Placówka powinna zrealizować Twój wniosek w rozsądnym terminie. W praktyce:

• przygotowanie danych trwa zwykle od kilku dni do 2 tygodni,
• jeśli wymagany jest format elektroniczny – termin może być nieco dłuższy,
• w przypadku dużych archiwów możliwe jest przedłużenie do 4 tygodni.

Procedura powinna obejmować umowy powierzenia/przetwarzania danych między podmiotami (placówkami i dostawcami oprogramowania), aby zagwarantować poufność i uregulować przebieg migracji.

Krok 5 – przekazanie dokumentów do nowej przychodni

Jeśli samodzielnie odbierasz dane

Postępuj według poniższych kroków:

1. Upewnij się, że masz komplet plików (zwykle PDF, XML lub CSV).
2. Zrób kopię zapasową danych.
3. Umów się w nowej przychodni na przyjęcie dokumentów.
4. Dostarcz dane osobiście (na nośniku) lub bezpiecznym kanałem elektronicznym.

Jeśli dane wysyłane są bezpośrednio

Nowa placówka powinna potwierdzić ich otrzymanie. Upewnij się, że:

• podałeś prawidłowy adres e‑mail i/lub adres pocztowy nowej placówki,
• posiadasz potwierdzenie złożenia żądania w starej przychodni,
• po kilku dniach zweryfikujesz w nowej przychodni, czy dokumentacja dotarła.

Krok 6 – weryfikacja i aktualizacja danych w nowej przychodni

Po otrzymaniu dokumentacji nowa placówka wykona standardowe działania:

• Sprawdzenie danych – porównanie z kartą pacjenta;
• Wczytanie do systemu – techniczna migracja dokumentacji do systemu medycznego;
• Zapewnienie dostępu – udostępnienie historii wizyt, recept, zwolnień i skierowań.

Standardowo migracja danych trwa około 30 dni, choć bywa szybsza – w zależności od formatu i kompletności przekazanych informacji.

Twoje zadania

Dla własnego bezpieczeństwa informacyjnego wykonaj te kroki:

• weryfikuj dane – jeśli zauważysz błędy lub braki, zgłoś to niezwłocznie,
• sprawdź, czy wszystkie stare wizyty pojawiły się w kalendarzu,
• upewnij się, że masz dostęp do elektronicznej historii wizyt.

Przychodnie medyczne a wymiana elektronicznej dokumentacji

Jeśli obie placówki korzystają z nowoczesnych systemów medycznych, możliwa jest automatyczna wymiana dokumentacji za pośrednictwem systemu e‑zdrowia. W takim scenariuszu:

• pacjent autoryzuje wymianę danych,
• systemy komunikują się między sobą elektronicznie,
• dane przesyłane są w formatach zgodnych ze standardami medycznymi.

Specjalne przypadki

Jeśli przychodnia odmawia udostępnienia danych

W takiej sytuacji możesz podjąć następujące działania:

• powołaj się na art. 26 pkt 3 ustawy o prawach pacjenta,
• powołaj się na przepisy RODO,
• w razie potrzeby skontaktuj się z Rzecznikiem Praw Pacjenta,
• złóż skargę do Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO).

Jeśli zmienia się oprogramowanie w starej przychodni

Gdy placówka zmienia system informatyczny, pamiętaj, że:

• stara placówka ma obowiązek dostarczyć Ci dane ze starego systemu,
• powinna skontaktować się z dotychczasowym dostawcą oprogramowania,
• dane mogą być wydane w uniwersalnych formatach (CSV, XML, SQL).

Jeśli przenosisz się do innego województwa lub kraju

Procedura co do zasady pozostaje taka sama. Dodatkowo:

• upewnij się, że nowa placówka akceptuje dokumenty w polskim formacie,
• jeśli przenosisz się za granicę – zapytaj o wymagane formaty i standardy integracji,
• sprawdź, czy potrzebne jest tłumaczenie przysięgłe kluczowych dokumentów.

Praktyczne porady

1. Udokumentuj swoje działania

Aby mieć pełny ślad komunikacji i terminów, pamiętaj o poniższych czynnościach:

• zachowaj kopię złożonego wniosku,
• zrób zdjęcie/scan korespondencji papierowej i poproś o potwierdzenie odbioru,
• zapisuj daty wszystkich kontaktów.

2. Komunikuj się pisemnie

E‑mail lub pismo dają formalny dowód złożenia wniosku; unikaj wyłącznie rozmów telefonicznych.

3. Nie obawiaj się powtórzenia wniosku

Jeśli po 2 tygodniach nie masz odpowiedzi, wyślij przypomnienie; przy opóźnieniach skieruj pismo do kierownika placówki.

4. Zrób backup

Niezależnie od sposobu przekazania danych, wykonaj kopię zapasową na własnym nośniku jako zabezpieczenie na wypadek problemów technicznych.

5. Sprawdź dostępne formaty

Przed złożeniem wniosku zapytaj nową przychodnię, w jakim formacie preferuje dane; standardem są uniwersalne formaty PDF, XML, CSV.

Podsumowanie harmonogramu

Orientacyjny harmonogram całego procesu wygląda następująco:

Etap	Czas
Złożenie wniosku	Dzień 1
Przygotowanie danych przez przychodnię	3–14 dni
Odbiór lub przesłanie dokumentów	Dzień 14–21
Wczytanie danych do nowego systemu	21–30 dni
Całkowity czas procesu	Do 1 miesiąca

Kontakty przydatne

W razie potrzeby skorzystaj z poniższych instytucji:

• Rzecznik Praw Pacjenta – pomoc w sporach z placówkami;
• Urząd Ochrony Danych Osobowych (UODO) – przyjmowanie skarg na naruszenia RODO;
• Oddział NFZ – informacje o prawach pacjentów i procedurach.

Zapamiętaj

Najważniejsze wnioski do zapamiętania:

• Pełne prawo – możesz swobodnie dysponować swoimi danymi medycznymi;
• Brak przymusu – placówka nie może narzucać formy przekazania dokumentacji;
• Bezpłatność – procedura jest bezpłatna dla pacjenta;
• Bezpieczeństwo – dane powinny być przekazane w bezpiecznym, ustrukturyzowanym formacie;
• Podstawa prawna – w razie oporu powołaj się na RODO i przepisy o prawach pacjenta.