Fałszowanie ewidencji czasu pracy – jakie konsekwencje grożą pracownikowi?

Fałszowanie ewidencji czasu pracy stanowi poważne naruszenie obowiązków pracowniczych i może skutkować odpowiedzialnością porządkową, materialną, a nawet karną, łącznie z rozwiązaniem umowy o pracę w trybie dyscyplinarnym. Tego typu działania podważają zaufanie pracodawcy, zniekształcają rozliczenia i mogą być kwalifikowane jako przestępstwo przeciwko wiarygodności dokumentów.

Normatywna regulacja obowiązku ewidencjonowania czasu pracy

Obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy wynika z artykułu 149 § 1 Kodeksu pracy. Pracodawca prowadzi ewidencję dla prawidłowego ustalenia wynagrodzenia i innych świadczeń (np. dodatków za godziny nadliczbowe i pracę w porze nocnej). Ewidencja czasu pracy jest dokumentem obowiązkowym – także u pracodawców zatrudniających tylko jedną osobę.

Rozporządzenie z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej precyzuje elementy, które powinna obejmować ewidencja. Dla przejrzystości zestawiamy je poniżej:

• liczbę przepracowanych godzin,
• godzinę rozpoczęcia i zakończenia pracy,
• liczbę godzin przepracowanych w porze nocnej,
• liczbę godzin nadliczbowych,
• dni wolne od pracy,
• liczbę godzin dyżuru ze wskazaniem miejsca jego pełnienia,
• rodzaj i wymiar zwolnień z pracy,
• rodzaj i wymiar innych usprawiedliwionych nieobecności,
• wymiar nieusprawiedliwionych nieobecności,
• czas pracy pracownika młodocianego przy pracach wzbronionych.
• Ewidencja może mieć formę papierową lub elektroniczną i być prowadzona miesięcznie lub rocznie.

Pracownik ma prawo dostępu do swojej ewidencji – na jego żądanie pracodawca udostępnia dokumentację oraz wydaje kopię lub odpis. W razie zauważenia błędu warto niezwłocznie zgłosić go pracodawcy – najlepiej pisemnie lub mailowo – wskazując datę i opis nieprawidłowości.

Klasyfikacja naruszeń dotyczących ewidencji czasu pracy

Naruszenia różnią się skalą i skutkami. Lżejsze przewinienia polegają na nieprzestrzeganiu przyjętych sposobów potwierdzania obecności lub organizacji pracy. Poważniejsze – na celowym fałszowaniu danych w ewidencji w celu uzyskania nienależnych korzyści.

Najczęściej spotykane sposoby zafałszowania ewidencji to:

• manipulacja godzinami rozpoczęcia i zakończenia pracy,
• zatajanie lub dopisywanie godzin nadliczbowych,
• fałszowanie informacji o nieobecnościach i dniach wolnych,
• celowe pomijanie wpisów istotnych dla rozliczeń.

Ważne jest rozróżnienie błędów technicznych i pomyłek od działania umyślnego. Świadome wprowadzanie nieprawdziwych danych to ciężkie naruszenie obowiązków pracowniczych i rodzi najsurowsze konsekwencje.

Odpowiedzialność porządkowa pracownika za nieprawidłowości

Za naruszenie organizacji i porządku pracy, w tym zasad potwierdzania obecności, pracodawca może nałożyć kary porządkowe (art. 108–113 Kodeksu pracy). Do najczęściej stosowanych należą:

• Upomnienie – stosowane przy lżejszych, incydentalnych naruszeniach;
• Nagana – odpowiednia przy poważniejszych lub powtarzających się uchybieniach;
• Kara pieniężna – możliwa m.in. za nieusprawiedliwioną nieobecność czy naruszenia BHP i ppoż.;
• Przechowywanie i przedawnienie – kary figurują w aktach osobowych (część B) i po roku nienagannej pracy ulegają anulowaniu.

Wysokość kary pieniężnej za jedno naruszenie nie może przekroczyć wynagrodzenia za jeden dzień pracy, a łącznie – 1/10 wynagrodzenia do wypłaty.

Ciężkie naruszenie i rozwiązanie umowy o pracę

Celowe, powtarzające się lub rażące fałszowanie ewidencji może stanowić ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków i uzasadniać rozwiązanie umowy bez wypowiedzenia (art. 52 § 1 pkt 1 Kodeksu pracy).

Aby mówić o ciężkim naruszeniu, muszą wystąpić łącznie następujące przesłanki:

• bezprawność zachowania – naruszenie podstawowego obowiązku pracowniczego,
• naruszenie lub zagrożenie interesów pracodawcy – np. szkoda majątkowa, utrata zaufania,
• wina pracownika – umyślna lub w postaci rażącego niedbalstwa.

Oświadczenie o rozwiązaniu umowy bez wypowiedzenia należy złożyć w ciągu 1 miesiąca od uzyskania informacji o okolicznościach je uzasadniających i precyzyjnie je wskazać. Pracownik może zaskarżyć decyzję do sądu pracy – w razie bezpodstawności zwolnienia może żądać przywrócenia do pracy lub odszkodowania.

Odpowiedzialność materialna za szkodę

Jeśli na skutek działania pracownika pracodawca poniósł szkodę, możliwa jest odpowiedzialność materialna (art. 114–122 Kodeksu pracy). Po wykryciu fałszerstwa pracodawca może dochodzić zwrotu nienależnie wypłaconego wynagrodzenia.

Aby ją przypisać, pracodawca musi wykazać spełnienie przesłanek:

• powstanie szkody i jej wysokość,
• niewykonanie lub nienależyte wykonanie obowiązków,
• związek przyczynowy między zachowaniem a szkodą,
• winę pracownika.

Limit odpowiedzialności zależy od stopnia winy: przy niedbalstwie – do równowartości trzymiesięcznego wynagrodzenia; przy winie umyślnej – możliwe pełniejsze naprawienie szkody, proporcjonalnie do skutków działania.

Odpowiedzialność karna za fałszowanie dokumentacji

Ewidencja czasu pracy jest dokumentem objętym ochroną karną. Zgodnie z art. 270 § 1 Kodeksu karnego, kto w celu użycia za autentyczny podrabia lub przerabia dokument albo takiego dokumentu używa, podlega karze grzywny, ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności od 3 miesięcy do 5 lat. W wypadku mniejszej wagi grozi grzywna, ograniczenie wolności albo pozbawienie wolności do 2 lat; karalne jest także przygotowanie do przestępstwa.

W praktyce wyróżnia się trzy formy zachowań:

• podrobienie dokumentu – stworzenie fałszywego dokumentu z pozorami autentyczności,
• przerobienie dokumentu – bezprawna zmiana treści autentycznego dokumentu (np. godzin pracy),
• użycie dokumentu – posłużenie się dokumentem podrobionym lub przerobionym ze świadomością jego wad.

Przestępstwa z art. 270 są ścigane z urzędu. W razie wykrycia nieprawidłowości inspektor Państwowej Inspekcji Pracy może zawiadomić prokuraturę o podejrzeniu popełnienia przestępstwa.

Mechanizmy wykrywania i egzekwowania odpowiedzialności

Nieprawidłowości mogą zostać ujawnione na wiele sposobów. Do najczęstszych należą:

• kontrole wewnętrzne i audyty kadrowo-płacowe,
• analiza danych z systemów RCP/GPS i aplikacji do rejestracji czasu,
• porównanie ewidencji z grafikami, delegacjami i listami płac,
• sygnały od przełożonych, współpracowników lub sygnalistów,
• kontrole Państwowej Inspekcji Pracy.

Po wykryciu nieprawidłowości pracodawca powinien działać według przejrzystej procedury:

1. zabezpieczyć dowody (wydruki ewidencji, logi systemowe, maile, oświadczenia świadków);
2. przeprowadzić postępowanie wyjaśniające i umożliwić pracownikowi złożenie wyjaśnień;
3. zakwalifikować naruszenie (porządkowe, ciężkie naruszenie, szkoda majątkowa, podejrzenie przestępstwa);
4. zastosować adekwatne środki: kara porządkowa, rozwiązanie umowy, korekta listy płac, dochodzenie zwrotu nienależnych świadczeń;
5. w razie potrzeby złożyć zawiadomienie do organów ścigania lub PIP;
6. wdrożyć działania zapobiegawcze (szkolenia, dodatkowe kontrole, wzmocnienie systemów rejestracji).

Porównanie rodzajów odpowiedzialności za fałszowanie ewidencji

Dla szybkiego porównania kluczowych różnic przedstawiamy zestawienie:

Rodzaj odpowiedzialności	Podstawa prawna	Próg winy	Przykładowe konsekwencje	Uwagi
Porządkowa	Kodeks pracy, art. 108–113	Naruszenie obowiązków (wina nieumyślna lub umyślna)	upomnienie, nagana, kara pieniężna	kary po roku nienagannej pracy ulegają anulowaniu
Materialna	Kodeks pracy, art. 114–122	Wina pracownika i związek przyczynowy	zwrot nienależnych świadczeń, odszkodowanie	limit do 3 pensji przy niedbalstwie; wyżej przy winie umyślnej
Karna	Kodeks karny, art. 270	Umyślność (cel użycia dokumentu za autentyczny)	grzywna, ograniczenie wolności, pozbawienie wolności 3 mies.–5 lat	ściganie z urzędu; także wypadek mniejszej wagi i przygotowanie

Co zrobić, gdy dostrzeżesz błąd w swojej ewidencji

Jeśli nieprawidłowość nie wynika z Twojego działania lub masz wątpliwości, postępuj według poniższych wskazówek:

• złóż niezwłocznie wniosek o sprostowanie ewidencji (pisemnie/mailowo) z podaniem dat i opisu,
• zabezpiecz dowody: korespondencję, grafik, potwierdzenia dyżurów, wydruki z RCP,
• poproś o potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia i termin na korektę,
• w razie braku reakcji – rozważ zgłoszenie sprawy do działu kadr, HR lub do PIP,
• unikaj samodzielnych „korekt” dokumentów – mogą zostać uznane za przerobienie dokumentu.

Najbezpieczniejszą drogą jest transparentne, pisemne zgłoszenie i współpraca przy wyjaśnianiu sprawy – to minimalizuje ryzyko sankcji i nieporozumień.