Praca przez internet, czyli praca zdalna, może być bezpieczna pod warunkiem spełnienia ścisłych wymogów prawnych i organizacyjnych. W 2026 r. regulacje Kodeksu pracy (art. 671⁸ i nast.) jasno określają obowiązki stron, skupiając się na bezpieczeństwie i higienie pracy (BHP), ochronie danych oraz warunkach wykonywania zadań z wykorzystaniem środków porozumiewania się na odległość. Ten poradnik wyjaśnia, jak zapewnić bezpieczeństwo, unikać zagrożeń i korzystać z pracy zdalnej zgodnie z prawem.
- Definicja i rodzaje pracy zdalnej w polskim prawie
- Obowiązki pracodawcy – zapewnienie bezpiecznych narzędzi i warunków
- Obowiązki pracownika – utrzymanie higieny i bezpieczeństwa w domu
- Kontrola pracy zdalnej – zasady i ochrona prywatności
- Ryzyka i zagrożenia – jak je minimalizować?
- Porównanie pracy zdalnej vs. biurowej – bezpieczeństwo i koszty
- Praktyczne wskazówki i checklista dla 2026 r.
Definicja i rodzaje pracy zdalnej w polskim prawie
Praca zdalna to świadczenie pracy całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i uzgodnionym z pracodawcą, najczęściej w domu lub innym lokalu prywatnym, z użyciem narzędzi cyfrowych. Rozróżniamy:
- praca zdalna stała lub hybrydowa – na podstawie porozumienia zakładowego, regulaminu lub indywidualnej umowy; pracodawca może wydać polecenie w sytuacjach nadzwyczajnych (np. epidemia, siła wyższa), ale pracownik musi najpierw złożyć oświadczenie o warunkach;
- okazjonalna praca zdalna – limitowana do 24 dni w roku kalendarzowym u wszystkich pracodawców łącznie, niezależnie od etatu; wymaga ewidencji dla świadectwa pracy;
- praca zdalna na opiekę nad dzieckiem – pracodawca nie może odmówić matce lub ojcu dziecka do 4. roku życia, chyba że uniemożliwia to organizacja pracy; dla opiekunów osób niepełnosprawnych – podobne zasady.
W 2026 r. nie wprowadzono rewolucyjnych zmian, ale wzrosły uprawnienia Państwowej Inspekcji Pracy (PIP), w tym kontrole zdalne.
Obowiązki pracodawcy – zapewnienie bezpiecznych narzędzi i warunków
Pracodawca ponosi kluczową odpowiedzialność za bezpieczeństwo techniczne i organizacyjne. Musi:
- zapewnić materiały i narzędzia pracy – urządzenia techniczne (laptop, oprogramowanie), ich instalację, serwis, konserwację lub pokryć koszty; dodatkowo koszty energii elektrycznej i usług telekomunikacyjnych;
- pokryć inne koszty bezpośrednie – np. ryczałt lub ekwiwalent zamiast sprzętu, zgodnie z porozumieniem lub regulaminem;
- dokonąć oceny ryzyka zawodowego – oraz dostarczyć informacje o BHP, w tym szkolenie z ochrony danych osobowych;
- przeprowadzić szkolenia – z procedur ochrony danych i potwierdzić ich odbiór przez pracownika.
Poniżej zebraliśmy kluczowe obowiązki pracodawcy w formie zestawienia:
| Obowiązek pracodawcy | Szczegóły | Podstawa prawna |
|---|---|---|
| Sprzęt i utrzymanie | Laptopy, oprogramowanie, serwis lub koszty | Art. 671⁹ KP |
| Koszty operacyjne | Prąd, internet; nowe stawki od 2026 r. | Komunikat ministerialny |
| Szkolenia BHP i dane | Instruktaż ochrony danych osobowych | Art. 671⁸ KP |
| Ocena ryzyka | Indywidualna dla miejsca pracy zdalnej | Obowiązkowa przed dopuszczeniem |
Obowiązki pracownika – utrzymanie higieny i bezpieczeństwa w domu
Pracownik musi utrzymać miejsce pracy w czystości i zdatności, dbając o brak negatywnych wpływów otoczenia (np. hałas, zanieczyszczenia). Zakazane są prace:
- niebezpieczne, przekraczające normy czynników fizycznych (hałas, temperatura),
- z czynnikami chemicznymi, biologicznymi lub radioaktywnymi,
- powodujące brudzenie lub uciążliwe zapachy.
Przed rozpoczęciem pracy zdalnej pracownik składa oświadczenie o warunkach BHP. W przypadku wypadku – obowiązują procedury z oględzinami w uzgodnionym terminie.
Instrukcja dla pracownika – jak przygotować miejsce pracy
Aby przygotować stanowisko bezpiecznie i ergonomicznie, wykonaj następujące kroki:
- Wybierz dedykowane, dobrze oświetlone stanowisko (stół, krzesło ergonomiczne).
- Zapewnij wentylację, temperaturę 18–24°C i brak zagrożeń (np. luźne kable).
- Podłącz się do firmowej sieci VPN i regularnie aktualizuj oprogramowanie.
- Złóż oświadczenie BHP (wzór w regulaminie firmy).
Przykładowa treść oświadczenia:
Oświadczam, że miejsce pracy spełnia normy BHP i nie ma zagrożeń.
Kontrola pracy zdalnej – zasady i ochrona prywatności
Pracodawca może kontrolować pracownika w domu w zakresie:
- wykonywania obowiązków,
- bhp,
- ochrony danych i informacji.
Zasady kontroli
Kontrola powinna przebiegać zgodnie z poniższymi regułami:
- w godzinach pracy, po uzgodnieniu terminu,
- bez naruszania prywatności (np. bez wchodzenia do prywatnych pomieszczeń),
- na zasadach określonych w umowie, regulaminie lub porozumieniu.
PIP zyskała w 2026 r. nowe uprawnienia do kontroli zdalnych, co ułatwia nadzór. Checklistę dokumentów (oświadczenia, ewidencja czasu) znajdziesz w poradnikach BHP.
Ryzyka i zagrożenia – jak je minimalizować?
Choć praca zdalna jest regulowana, istnieją wyzwania, na które warto zareagować proaktywnie:
- BHP – przeciążenia kręgosłupa, zmęczenie oczu; stosuj przerwy co 50 minut oraz zasady ergonomii stanowiska;
- ochrona danych – używaj silnych haseł i szyfrowania; pracodawca definiuje procedury i kontroluje ich stosowanie;
- trendy rynkowe – firmy ograniczają zdalność (tylko 50% oferuje w 2026 r.) z powodów komunikacyjnych i zespołowych;
- wypadki – rozpatrywane jak w biurze, z protokołem i oględzinami miejsca zdarzenia.
Instrukcja ochrony danych osobowych (RODO w pracy zdalnej)
Stosuj te podstawowe zasady, aby chronić dane służbowe:
- Nie używaj prywatnego maila do firmowych spraw.
- Włącz dwuskładnikowe uwierzytelnianie (2FA).
- Raportuj incydenty (np. phishing) natychmiast.
- Potwierdź szkolenie: podpisz oświadczenie po instruktażu.
Porównanie pracy zdalnej vs. biurowej – bezpieczeństwo i koszty
Poniższa tabela zestawia kluczowe różnice pod kątem BHP, kontroli, kosztów i ryzyka danych:
| Aspekt | Praca zdalna | Praca biurowa |
|---|---|---|
| BHP | Częściowo na pracowniku (czystość, warunki domowe) | Całkowicie na pracodawcy |
| Kontrola | Uzgodniona wizyta lub zdalna | Bezpośrednia |
| Koszty | Pracodawca pokrywa prąd/internet; nowe stawki 2026 | Dojazdy na pracowniku |
| Ryzyko danych | Wyższe (domowe Wi‑Fi) – procedury obowiązkowe | Niższe (firmowa sieć) |
Praktyczne wskazówki i checklista dla 2026 r.
Dla pracowników
Skorzystaj z poniższej krótkiej listy działań:
- złóż wniosek z uzasadnieniem (np. opieka nad dzieckiem),
- dokumentuj okazjonalną zdalność (max 24 dni),
- korzystaj z ergonomii: monitor na poziomie oczu, klawiatura płaska.
Dla pracodawców – checklista
Upewnij się, że wdrożono następujące elementy:
- sporządź regulamin pracy zdalnej,
- zbierz oświadczenia BHP,
- ewidencjonuj czas i koszty,
- przeprowadź ocenę ryzyka.
Praca przez internet jest bezpieczna, jeśli przestrzegasz Kodeksu pracy – aktualne regulacje chronią obie strony i minimalizują ryzyka. W razie wątpliwości skonsultuj się z PIP lub prawnikiem.