Jak wysłać deklarację VAT-7 przez internet?

Deklaracja VAT-7 (miesięczna deklaracja dla podatku od towarów i usług) musi być składana wyłącznie elektronicznie za pomocą środków komunikacji elektronicznej, zgodnie z art. 99 ust. 11b ustawy o VAT. Od kilku lat zastąpiła ją zintegrowana struktura JPK_V7M (dla rozliczeń miesięcznych), łącząca deklarację z ewidencją VAT w jednym pliku, który wysyła się przez Portal Podatkowy lub dedykowane programy księgowe.

W tym rozbudowanym poradniku pokazujemy krok po kroku, jak przygotować, podpisać i wysłać JPK_V7M (w miejsce tradycyjnej VAT-7) – wraz z wymaganiami prawnymi, terminami i wskazówkami praktycznymi. Poradnik jest aktualny na 2026 rok, z uwzględnieniem zmian od 1 lutego 2026 r., gdy stosuje się nowe struktury JPK_V7M(3) i JPK_V7K(3).

Dlaczego tylko elektronicznie? Podstawy prawne i obowiązki

Wszystkie deklaracje VAT składa się wyłącznie online – papierowe formularze nie są akceptowane.

Najważniejsze konsekwencje elektronicznego składania to:

• ujednolicona struktura JPK_V7 – łączy część deklaracyjną (rozliczenie VAT) z ewidencyjną (rejestr zakupów i sprzedaży), zastępując osobne pliki JPK_VAT i deklaracje VAT;
• dla kogo JPK_V7M/JPK_V7K – JPK_V7M dotyczy czynnych podatników VAT rozliczających się miesięcznie, a kwartalni stosują JPK_V7K;
• zmiany od 2026 r. – od 1 lutego 2026 r. obowiązują wersje JPK_V7M(3) i JPK_V7K(3) z m.in. usuniętym polem MPP, opcją szybszego zwrotu VAT (do 40 dni dla użytkowników KSeF) i usprawnieniami analityki.

Terminy wysyłki

JPK_V7M: termin mija do 25. dnia miesiąca następującego po rozliczanym okresie (np. za styczeń – do 25 lutego).

JPK_V7K: do 25. dnia po I i II miesiącu kwartału wysyłasz część ewidencyjną, a po zakończeniu kwartału – pełny plik (ewidencja + deklaracja).

Metody wysyłki – co wybrać?

Wysyłkę realizujesz przez e-Deklaracje na stronie podatki.gov.pl lub programy księgowe (np. wFirma.pl). Nie ma już osobnych formularzy PDF dla VAT-7 – wszystko odbywa się w strukturze JPK_V7.

Poniżej porównanie metod wysyłki:

Metoda wysyłki	Wymagania	Zalety	Wady
Portal Podatkowy (e-Deklaracje)	Profil Zaufany (PZ), e‑dowód, bankowość elektroniczna, mObywatel lub podpis kwalifikowany	Darmowe, bezpośrednie, interaktywne formularze	Więcej ręcznej pracy przy dużej liczbie dokumentów
Programy online (np. wFirma.pl)	Konto w systemie, dane autoryzujące (NIP, kwota przychodu z 2023 r.)	Automatyczne generowanie JPK, integracja z księgowością	Najczęściej płatne subskrypcje
Podpis kwalifikowany	Ważny certyfikat kwalifikowany	Pełna automatyzacja i reprezentacja dla firm	Koszt zakupu i odnowień certyfikatu

Status wysyłki: zawsze sprawdź kod 200 i pobierz UPO – to jedyny dowód skutecznego złożenia.

Krok po kroku – wysyłka przez Portal Podatkowy (podatki.gov.pl)

Poniżej proces krok po kroku:

1. Zaloguj się do e‑Urzędu Skarbowego

   Wykonaj następujące czynności:

   • wejdź na stronę podatki.gov.pl,
   • wybierz zakładkę e‑Deklaracje > VAT,
   • zaloguj się Profilem Zaufanym, bankowością elektroniczną, mObywatelem lub podpisem kwalifikowanym.
2. Wybierz formularz/strukturę

   Zwróć uwagę na następujące elementy:

   • z listy formularzy wybierz JPK_V7M (dla rozliczeń miesięcznych) lub odpowiedni formularz (np. VAT-8, VAT-9M),
   • formularze są interaktywne – wypełnij dane z ewidencji sprzedaży i zakupów,
   • od 1.02.2026 wybieraj JPK_V7M(3) – sprawdź aktualne instrukcje na stronie Ministerstwa Finansów.
3. Wypełnij strukturę JPK_V7M

   Uzupełnij pola zgodnie z poniższymi wskazówkami:

   • część ewidencyjna – wpisz transakcje sprzedaży, zakupy i korekty, korzystając ze schematu XML MF,
   • część deklaracyjna – oblicz VAT należny i naliczony oraz kwoty do zapłaty lub zwrotu,
   • uzupełnij NIP, okres rozliczeniowy i stawki VAT (23%, 8%, 5%, 0% lub zw.).
4. Podpisz elektronicznie

   Masz do wyboru następujące metody:

   • dane autoryzujące – NIP, data urodzenia i kwota przychodu za 2023 r.,
   • podpis kwalifikowany – podpisz plik ważnym certyfikatem,
   • autoryzacja w systemach księgowych – bez podpisu, na podstawie NIP i przychodu.
5. Wyślij i potwierdź

   Dokończ wysyłkę w kilku krokach:

   • kliknij Wyślij,
   • poczekaj na status 200 i pobierz UPO,
   • przechowuj plik i UPO przez 5 lat.

Zmiany 2026: usuń oznaczenia MPP w ewidencji i – jeśli korzystasz z KSeF – oznacz właściwie transakcje, aby skorzystać ze skróconego zwrotu VAT.

Wysyłka przez program księgowy (np. wFirma.pl) – najprostsza opcja

Programy automatyzują proces – to wygodne rozwiązanie dla przedsiębiorców bez wsparcia księgowego.

Wykonaj następujące kroki:

1. Wprowadź dane w systemie

   Przejdź do ścieżki START > PODATKI > JEDNOLITY PLIK KONTROLNY > DODAJ JPK VAT, wybierz okres (miesiąc/kwartał) oraz cel: ZŁOŻENIE DEKLARACJI.

2. Generuj plik

   System automatycznie wyliczy JPK_V7M na podstawie wprowadzonych faktur.

3. Wyślij

   Zaznacz plik i wybierz WYŚLIJ/EKSPORTUJ > WYŚLIJ DO URZĘDU. Gdy nie używasz podpisu, autoryzuj wysyłkę NIP + przychód za 2023 r.

4. Potwierdzenie

   Sprawdź status w systemie i pobierz UPO.

Częste błędy i jak ich uniknąć

Poniżej najczęstsze błędy i sposoby ich uniknięcia:

• błąd terminu – wyślij przed 25. dniem miesiąca; spóźnienie oznacza odsetki;
• niezgodny schemat XML – używaj wyłącznie aktualnych struktur z podatki.gov.pl (sprawdź wersje obowiązujące od 2026 r.);
• brak podpisu lub autoryzacji – bez poprawnych danych autoryzujących plik zostanie odrzucony;
• podwójna wysyłka – JPK_V7 zastępuje VAT-7; nie składaj osobnej deklaracji;
• zwolnieni z VAT – formularze VAT-8 i VAT-9M także wysyłasz wyłącznie online.

Rozwiązywanie problemów

Błąd statusu – sprawdź logi i opisy kodów w e‑Deklaracjach na podatki.gov.pl.

Korekta – wyślij nowy plik JPK z zaznaczeniem opcji korekty.

Dodatkowe formularze VAT do wysyłki online

Oprócz JPK_V7M, elektronicznie składasz:

• VAT-7K – rozliczenie kwartalne dla czynnych podatników VAT;
• VAT-8 – dla podatników zwolnionych z VAT przy wybranych transakcjach zagranicznych;
• VAT-9M – m.in. dla importu usług bez rejestracji jako czynny podatnik VAT;
• VAT-27K – informacja podsumowująca wybrane obroty krajowe;
• VII-R (IOSS) – rozliczenia w procedurze Import One-Stop Shop;
• VII-DO – deklaracja w procedurach szczególnych UE i spoza UE.

Wskazówki dla przedsiębiorców

Aby usprawnić rozliczenia, zwróć uwagę na:

• integrację z KSeF – od 2026 r. faktury w KSeF ułatwiają przygotowanie JPK i mogą skrócić zwrot VAT do 40 dni;
• bezpieczeństwo – korzystaj wyłącznie z oficjalnych serwisów (podatki.gov.pl) i chroń dane logowania;
• aktualną dokumentację – sprawdzaj instrukcje na podatki.gov.pl/e‑deklaracje‑dokumentacja (aktualizacja styczeń 2026 r.);
• automatyzację w dużych firmach – rozważ integrację przez API lub systemy ERP dla minimalizacji błędów.