Zaświadczenie o niekaralności to oficjalny dokument z Krajowego Rejestru Karnego (KRK), potwierdzający brak skazań prawomocnymi wyrokami sądów lub brak wpisów w rejestrze. Jest wymagane m.in. przy rekrutacji na stanowiska zaufania publicznego, przy wyrabianiu wiz czy licencji. Najszybciej uzyskasz je online przez platformę e-KRK (ekrk.ms.gov.pl): wniosek składasz elektronicznie, opłacasz online, a zaświadczenie odbierasz jako plik XML zwykle w ciągu do 7 dni roboczych.
W tym poradniku prowadzimy Cię krok po kroku: od wymagań, przez wniosek, po odbiór dokumentu i alternatywne metody. Do złożenia wniosku elektronicznego potrzebujesz profilu zaufanego lub kwalifikowanego podpisu elektronicznego.
Co to jest zaświadczenie o niekaralności i kiedy je potrzebujesz?
Zaświadczenie z KRK potwierdza jedną z poniższych informacji:
- niefigurowanie w rejestrze i brak skazań prawomocnymi wyrokami,
- figurowanie w rejestrze i zakres danych o skazaniach (jeśli występują),
- spełnienie szczególnych przesłanek (np. orzeczenia wobec nieletnich lub skazania obywateli Polski za granicą).
Potrzebujesz go w sytuacjach takich jak:
- aplikacja o pracę (np. nauczyciel, pracownik ochrony, kierowca autobusu),
- uzyskanie wizy lub zezwolenia na pobyt,
- zawody licencjonowane (np. detektyw, broker),
- adopcja lub opieka nad dziećmi.
Elektroniczna wersja (XML) jest ważna wyłącznie w formie cyfrowej — wydruk nie ma mocy prawnej. Jeśli potrzebujesz dokumentu papierowego, złóż wniosek stacjonarnie lub listownie.
Koszt online: 20 zł + ewentualna prowizja bankowa.
Wymagania wstępne przed złożeniem wniosku online
Przed złożeniem wniosku w e-KRK przygotuj:
- Profil zaufany (PZ) lub kwalifikowany podpis elektroniczny — to jedyne akceptowane metody autoryzacji. Jeśli nie masz PZ, załóż go na pz.gov.pl lub przez bankowość elektroniczną;
- Dane osobowe — PESEL, imię i nazwisko, imiona rodziców, adres, e-mail, numer telefonu;
- Dostęp do bankowości internetowej — do opłacenia wniosku online;
- Aktywne konto e-mail — otrzymasz na nie powiadomienie o gotowym dokumencie.
Czas oczekiwania: do 7 dni roboczych od momentu opłacenia wniosku.
Szczegółowa instrukcja — jak złożyć wniosek krok po kroku (2026)
Oto pełna instrukcja dla platformy e-KRK (ekrk.ms.gov.pl). Najwygodniej zrealizujesz proces na komputerze z pewnym łączem internetowym.
Krok 1 — wejdź na stronę i zarejestruj konto
Wykonaj następujące czynności:
- otwórz przeglądarkę i przejdź na https://ekrk.ms.gov.pl,
- kliknij „Rejestracja” (lub „Zarejestruj się jako osoba fizyczna”),
- przygotuj dane i wypełnij formularz.
Wypełnij formularz rejestracyjny zgodnie z poniższą tabelą:
| Pole | Przykładowe dane | Obowiązkowe? |
|---|---|---|
| Imię | Jan | Tak |
| Nazwisko | Kowalski | Tak |
| [email protected] | Tak | |
| Hasło | (silne hasło) | Tak |
| PESEL | 12345678901 | Tak |
| Adres | ul. Przykładowa 1, 00-001 Warszawa | Tak |
| Numer telefonu | +48 123 456 789 | Nie |
Na koniec kliknij „Zarejestruj” i potwierdź rejestrację z e-maila aktywacyjnego.
Krok 2 — zaloguj się i przygotuj wniosek
Zrób to w następujący sposób:
- zaloguj się na swoje konto hasłem,
- przejdź do sekcji „Wnioski i zapytania” > „Wniosek o osobę”,
- sprawdź, czy pola automatycznie uzupełnione (szare) są poprawne — nie zmieniaj ich,
- uzupełnij brakujące pola:
- PESEL, imiona rodziców, obywatelstwo, adres,
- cel wniosku (opcjonalnie, np. „praca”),
- odbiorca (jeśli składasz wniosek na potrzeby innego podmiotu, np. pracodawcy).
- kliknij „Zapisz” — przyciski „Opłać” i „Podpisz” uaktywnią się później.
Krok 3 — podpisz wniosek profilem zaufanym
Następnie przejdź do podpisania:
- kliknij „Podpisz”,
- zostaniesz przekierowany do ePUAP lub login.gov.pl,
- zaloguj się profilem zaufanym (wybierz bank lub inną metodę),
- potwierdź podpis, wybierając „Podpisz profilem zaufanym”,
- po udanym podpisaniu wrócisz do e-KRK z gotowym do opłaty wnioskiem.
Krok 4 — opłać i wyślij
Na koniec opłać i wyślij wniosek:
- kliknij „Zapłać i wyślij”,
- wybierz bank (np. PKO, mBank itd.),
- zaloguj się do banku i potwierdź przelew na 20 zł + ewentualna prowizja,
- po powrocie do e-KRK sprawdź podsumowanie — wniosek został wysłany.
Krok 5 — odbierz zaświadczenie
Gdy pojawi się decyzja, odbierz dokument w systemie:
- poczekaj do 7 dni — otrzymasz e-mail z powiadomieniem,
- zaloguj się do e-KRK i wejdź w zakładkę „Odpowiedzi”,
- pobierz plik XML (podpisany elektronicznie — ważny urzędowo).
Jak używać pliku XML?
Poniżej znajdziesz najczęstsze sposoby wykorzystania zaświadczenia w formacie XML:
| Opcja | Opis |
|---|---|
| Zapis na pendrive lub nośniku | do osobistego przechowywania i przekazywania |
| Wysyłka e-mailem | do pracodawcy lub instytucji wymagającej dokumentu |
| Wizualizacja online | w e-KRK (podgląd treści bez drukowania) |
Nie drukuj — wydruk pliku XML nie ma mocy prawnej.
Czas całkowity: ok. 10–15 minut na złożenie wniosku + do 7 dni roboczych na wydanie dokumentu.
Potencjalne problemy i rozwiązania
Jeśli napotkasz trudności, skorzystaj z poniższej ściągi z najczęstszymi problemami i sposobami ich rozwiązania:
| Problem | Przyczyna | Rozwiązanie |
|---|---|---|
| Brak profilu zaufanego | brak konta do autoryzacji | załóż PZ w banku lub na pz.gov.pl |
| Błąd podpisu | wygasła sesja lub błąd logowania | odśwież stronę, zaloguj się ponownie i spróbuj jeszcze raz |
| Opłata nie przeszła | problem po stronie banku | sprawdź saldo i limity, powtórz przelew lub wybierz inny kanał |
| Długi czas oczekiwania | weekend/święta lub zwiększone obciążenie | standardowo do 7 dni roboczych — monitoruj e-mail |
| Plik XML nie otwiera się | brak odpowiedniego programu | skorzystaj z wizualizacji w e-KRK lub prześlij plik adresatowi w oryginale |
Jeżeli Twoje dane figurują w KRK, zaświadczenie jednoznacznie to wskaże.
Alternatywy dla metody online
Jeśli nie masz profilu zaufanego albo potrzebujesz papierowego dokumentu, rozważ poniższe opcje:
1. Stacjonarnie (najszybciej — tego samego dnia)
W punkcie informacyjnym KRK postępuj tak:
- udaj się do punktu KRK przy sądzie okręgowym/rejonowym (lista na krk.ms.gov.pl),
- pobierz i wypełnij formularz, a następnie opłać 20 zł (gotówka/karta),
- odbierz zaświadczenie od ręki (zwykle w ciągu kilkudziesięciu minut).
2. Listownie
Przy wysyłce tradycyjnej wykonaj następujące kroki:
- pobierz formularz z krk.ms.gov.pl (sekcja „Do pobrania”),
- wypełnij go i dołącz potwierdzenie opłaty 20 zł (przelew na konto KRK),
- wyślij na adres: Krajowy Rejestr Karny, ul. Czerniakowska 100, 00-454 Warszawa,
- czas realizacji: do 7 dni + czas doręczenia pocztą.
Porównanie metod
Poniższa tabela zestawia czas, koszt oraz formę wydania dokumentu dla każdej metody:
| Metoda | Czas | Koszt | Forma | Wygoda |
|---|---|---|---|---|
| Online | do 7 dni | 20 zł + prowizja | XML (elektronicznie) | wysoka |
| Stacjonarnie | natychmiast | 20 zł | papier | średnia |
| Listownie | 7–14 dni | 20 zł | papier | niska |
Dodatkowe wskazówki i aktualizacje na 2026
Pamiętaj o poniższych kwestiach:
- Apostille – do użycia za granicą potrzebna może być klauzula apostille; złóż wniosek stacjonarnie lub skorzystaj z usług pośredników (dodatkowa opłata);
- Dla firm/pełnomocnika – w e-KRK dostępne są odrębne formularze i tryby składania wniosków;
- Zmiany w prawie – procedura jest stabilna, ale przed złożeniem wniosku sprawdź aktualności na ekrk.ms.gov.pl;
- Bezpieczeństwo – korzystaj wyłącznie z oficjalnych serwisów; unikaj pośredników doliczających 50–100 zł za tę samą usługę;
- Źródła wideo – pomocne mogą być poradniki na YouTube (np. „Jak uzyskać zaświadczenie o niekaralności z KRK”).
Masz pytania? Skontaktuj się z infolinią KRK: 22 33 89 000.